payrollcontract.net

Payrollcontract

Welkom op de website met uitleg en informatie over wat een payrollcontract is en inhoudt.

Staat u als ondernemer en/of werkgever in Nederland op het punt om een payrollcontract bij een payrollbedrijf te tekenen, maar heeft u nog twijfels of vragen hierover? Leest u dan onderstaande payroll informatie nogmaals goed door, zodat u en uw personeel in de toekomst niet voor verrassingen komen te staan.

Heeft u na het lezen hiervan nog verdere vragen of wilt u toch nog meer payroll informatie van ons ontvangen? Vraagt u dan bij ons een payroll adviesgesprek of uitgebreide payrollofferte aan! Graag informeren wij u dan vervolgens verder over waar u nog meer op moet letten bij een payrollcontract, alle mogelijkheden van onze payroll dienstverlening voor u, uw bedrijf, personeel, CAO, sector of branche en de bijbehorende payrolltarieven.

Vraag een gratis payrollofferte voor uw bedrijf aan en ontvang deze binnen 24 uur!
Klik hier

Waar moet u bij een payrollingcontract op letten?

Allereerst kijkt u dus wat er in (1.) de payrollfactor in het payrollcontract van het desbetreffende payrollbedrijf zit (zie onderstaande opbouw payrollfactor) en kijkt u of daadwerkelijk ook alles hierin ook qua voorwaarden zit. Vervolgens doorloopt u onze (2.) payrolltarief checklist en kijkt u wat er wel en vaak in het payrolltarief van uw payrollaanbieder zit (let u dus hier vooral op de punten voor wat betreft de regelingen en afspraken rond ziekte (nacalculatie?, welke arbodienst en/of ziekteverzuimverzekering?), ontslag (welke juridische kosten worden door belast, eigen jurist ter beschikking?) en pensioen (eigen/StiPP/BPF)) en maakt u diverse (3.) payrolltariefberekeningen voor de verschillende werknemers, die u in dienst heeft/op de payroll wilt plaatsen. Ten slotte hebben wij ook nog wat (4.) tips en tricks vermeld, die u bij uw beslissing om te gaan payrollen kunt gebruiken.

1. Opbouw payrollfactor:

Brutoloon werknemer:
* Netto salaris werknemer;
* Betaling werkgeverslasten (CAO) loonbelasting, sociale premies (o.a. WW-premie, basispremie WAO/WIA, gedifferentieerde premie Whk, ziektekosten Verzekeringswet, eigen risicodrager ziektewet) (24%), scholingsfonds (1,02%) en pensioen (gemiddeld (11%);

+

Reserveringen en indirecte werkgeverslasten:
* Reservering vakantiegeld (wettelijk minimaal 8%);
* Reservering vakantiedagen (wettelijk minimaal 20 dagen, 11%);
* Reservering feestdagen (2,6%, 5-7 dagen);
* Reservering ziektedagen (tussen de 5-7 dagen, 4,2%);
* Kort verzuim (calamiteitenverlof), bijzonder (buitengewoon) verlof (0,6%);
* Evt. ADV of ATV, senioren- en kortdurend zorgverlofdagen (zie Wet Arbeid en Zorg (WaZo));
* Wachtdagcompensatie;
* Indirecte werkgeverslasten o.a. ziekteverzuimverzekering (premie), salarisadministratie (accountant), arbodienst;

+

Toeslag (marge) payrollbedrijf:
* O.a. Juridische kwesties, urenverwerking, contractbeheer, ziektebegeleiding, risico’s, service en ondersteuning (m.b.t. diverse vragen) aan ondernemer en werknemers.

= Payrollfactor

Alles bij elkaar opgeteld zijn de loongerelateerde werkgeverskosten en indirecte werkgeverskosten (boekhouder, accountant en verzekeringen) rond een werknemer, zonder de opslag van een payrollbedrijf, voor u als werkgever in eigen dienst dus circa 40-50%.

Uw exacte payrollfactor (v.w.b. opslag) bij een payrollbedrijf is per aanbieder verschillend en zoals u zult begrijpen, afhankelijk van a.) de functie van de werknemer, b.) de geldende CAO, c.) het aantal gewerkte uren (het werk rond 1 payrollwerknemer is verhoudingsgewijs duurder dan bij 20) en d.) het ziekteverzuim onder uw werknemers over de afgelopen jaren binnen uw bedrijf.

Vraagt u daarnaast bij het payrollbedrijf wat uw payrollfactor is, als er een e.) koppeling v.w.b. de urenregistratie- en verwerking, met uw kassa of urenregistratiesysteem kan worden gemaakt. I.v.m. minder werkzaamheden en kans op minder fouten bij het payrollbedrijf hierdoor, is een lagere payrollfactor in het payrollcontract en dus ook een lager payrolltarief bij het payrollbedrijf niet meer dan logisch.

Tot slot, let u bij een payrollbedrijf in haar payrollcontract ook goed op de mogelijke verschillende payrolltarieven door het f.) verschil in betalingstermijnen. Het payrollbedrijf financiert namelijk de salarissen van uw werknemers bij payroll voor en hoe sneller u dus betaalt (automatische incasso), hoe lager de payrollfactor vaak zal zijn.

Payrolltariefcheck

Payrollbedrijven hanteren verschillende soorten tariefsopbouw in hun payrolloffertes en payrollcontracten. Het meest gebruikte payrolltarief in payrollcontracten is:

1. Bruto excl. uurloon x omrekeningsfactor (payrollfactor)

Hierbij is belangrijk dat u goed oplet wat met het bruto uurloon wordt bedoeld (zie checklist). Is dit namelijk inclusief of exclusief reservering vakantiegeld en/of vakantiedagen. Daarnaast is van belang te weten wat er wel/niet in de payrollfactor zit qua o.a. vakantiedagen, ziekte, ATV dagen, feestdagen, bijzonder verlof, arbodienst, pensioen, scholing en werknemersverzekeringen.

Naast bovenstaande payrollaanbieders zijn er nog steeds payrollbedrijven, die in hun payrolloffertes en payrollcontracten zeggen dat payroll u maar € 0,10 per uur kost! Hierbij is belangrijk te weten, dat u uiteindelijk naast de € 0,10 marge (toeslag) ook al een marge in de payrollfactor van het payrollbedrijf heeft betaald!

Het payrolltarief is dan:

2. Bruto excl. uurloon x omrekeningsfactor + marge (toeslag)

De laatste minst transparante payrolltariefsopbouw in payrolloffertes en payrollcontracten, die steeds vaker wordt toegepast, is een vast percentage over de kostprijs. Zeer belangrijk in dit geval is te weten wat de payrollaanbieder onder haar kostprijs (vakantiedagen, vakantiegeld, etc.) in zijn/haar payrollofferte en/of payrollcontract verstaat. Het payrolltarief dat u dan ziet is:

3. Kostprijs + %

Uitleg met betrekking tot uw payrolltariefsberekening

Nu u dit alles over een payrollfactor en payrolltariefsopbouw weet, kunt u een payrollberekening maken. Zodat u weet wat uw payrollwerknemer u als werkgever per daadwerkelijk gewerkt uur kost (kostprijs per uur is nl. het payrolltarief).

Het meest transparant is deze payrolltariefberekening dus altijd op basis van de bovenstaande opgebouwde payrollfactor (dus incl. alle kostenposten en reserveringen) in uw payrollcontract en deze te vermenigvuldigen met een bruto excl. uurloon van €10,-. U kunt het exacte bruto exclusief uurloon voor uw werknemer ook vaststellen vanuit de voor u geldende-CAO of het Wettelijke Minimum Loon (WML) per uur voor uw medewerker hanteren en deze te vermenigvuldigen met de payrollfactor van het payrollbedrijf. De payrolltariefberekening bij een payrollbedrijf ziet er dan als volgt uit.

Payrolltarief (=payrollkosten werkgever per daadwerkelijke gewerkt uur):

€10,- bruto uurloon (CAO-loon/WML) x b.v. 1,65 (payrollfactor) = €16,50

Wilt u bovenstaande payrolltarief met uw eigen interne payrolltarief (=personeelskosten per uur) vergelijken, dan vermenigvuldigt u het bovenstaande payrolltarief met 0,88 en voor studenten en/of scholieren met 0,90 (minder reserveringen en ziekterisico).

Studenten kennen namelijk een studententarief. Studenten mogen tijdens vakantieperiodes namelijk zes weken in Nederland (uitzondering hierop is de duur van 12 maanden voor studenten in de eigen payrollbedrijfs-CAO’s en NBBU-CAO) achtereen voor een lager payrolltarief in dienst van een payrollbedrijf zijn. Hierdoor hebben zij gedurende deze periode lagere sociale premies, geen pensioen i.v.m. leeftijd en geen ziekterisico. Let hier dus op in uw payrollcontract!

De genoemde percentages zijn ongeveer de percentages dat uw payrollwerknemer daadwerkelijk productief voor u is (zie o.a. reserveringen vakantiedagen, feestdagen, kortverzuim, bijzonder verlof, zorgverlof, ADV en ATV dagen, seniorendagen en ziektedagen). De berekeningen zien er dan als volgt uit:

Payrolltarief werkgever per uur =

€10,- bruto uurloon (CAO-loon/WML) x b.v. 1,65 payrollfactor x 0,88 = €14,52

en

Kostprijs personeelskosten ondernemer per uur =

€10,- bruto uurloon (CAO-loon/WML) x 1,4-1,5 (directe werkgeverslasten (b.v. pensioen/belastingen) + indirecte werkgeverslasten (b.v. ziekteverzuimverzekering, accountant, arbodienst etc.) = €14,00 – 15,00

U ziet voor een minimaal verschil per uur, bent u van al uw administratieve rompslomp en arbeidsrechtelijke werkgeversrisico’s voor ziekte en ontslag verlost.

Hoe dit kleine verschil kan? Dit komt doordat payrollbedrijven veel payrollwerknemers (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland momenteel) in dienst hebben en zij hierdoor verzekeringen en arbodienst goedkoper in kunnen kopen. Daarnaast kennen zij een hoge automatiseringsgraad m.b.t. de salaris- en personeelsadministratie (urenverwerking) en hebben zij een strakke ziektebegeleiding, waardoor hun verzuimpercentages lager dan het landelijk gemiddelde liggen.

Payroll en ziekte

Waarop moet u voor uzelf en uw medewerkers nu bij payroll en ziekte op letten?

In Nederland heeft een werkgever t.o.v. zijn medewerkers namelijk de wettelijke verplichting om 70% van het loon bij ziekte twee jaar lang door te betalen. Valt u als werkgever onder een algemeen verbindend verklaarde CAO dan staan hierover vaak afwijkende bepalingen in uw CAO (b.v. 1e jaar 100% en 2e jaar 70%). Veel ondernemers en/of werkgevers sluiten hiervoor dan ook een ziekengeldverzekering (verzuimverzekering) met evt. een eigen risicoperiode af.

Een andere belangrijke beslissing voor u als werkgever bij ziekte is of u eigen risicodrager voor de WIA (WGA) bent, dit in geval een medewerker na twee jaar ziekte recht op een WGA-uitkering mocht hebben. Daarnaast hebben we het bij ziekte van een medewerker dan nog niet over alle werkzaamheden en verantwoordelijkheden, die u als werkgever met betrekking tot de Wet verbetering poortwachter (Wvp) heeft, gehad. Wist u dat een dag verzuim een werkgever gemiddeld €250 door verminderde productiviteit en kosten voor een eventuele vervanger kost.

Indien u gaat payrollen heeft u echter niets meer met de WIA, WGA, Ziektewet, Wet verbetering poortwachter en re-integratie van zieke medewerkers te maken. Doordat u bij payroll geen juridisch werkgever meer bent, heeft u immers ook geen medewerkers meer in dienst.

Hierdoor kunt u uw arbodienst en ziekengeldverzekering opzeggen (uw premie wordt namelijk meestal over uw loonkosten berekend en bij payoll zijn deze 0) en heeft u geen twee jaar loondoorbetalingsverplichting bij ziekte meer. Het payrollbedrijf is immers door het juridisch werkgeverschap voor de doorbetaling en begeleiding van uw medewerker tijdens ziekte verantwoordelijk geworden. Uw aansprakelijkheidsverzekering voor uw personeel dient u echter wel nog steeds aan te houden!

U begrijpt dat het ziekteverzuim van uw medewerkers het grootste risico met betrekking tot de kosten voor payrollbedrijven is. De andere kosten zijn namelijk bijna allemaal vastgegeven (behalve natuurlijk het ontslagrisico). Payrollbedrijven zijn op dit gebied dan ook net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten hiervan voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven vooraf doorcalculeren. Maar bij een hoger ziekteverzuim of extra begeleiding de kosten mogelijk aan u proberen door te berekenen.

Veel voorkomende manieren van het doorberekenen door payrollbedrijven bij een hoger ziekteverzuim in een bepaalde periode, is een payrolltariefsverhoging of nacalculatie bepaling in hun payrollcontract (zie ook onze payrolltarief checklist).

Let u er daarom op wat uw eigen risico voor ziekte qua aantal dagen of uren is, wat de eventuele verhoging van uw payrolltarief bij een hoger ziekteverzuim is en/of de wijze waarop zij een eventuele nacalculatie doen en welke kosten zij u eventueel vanuit een traject Wet verbetering poortwachter in een payrollcontract doorberekenen.

Vraagt u daarnaast ook altijd hoe hoog het ziekteverzuimpercentage bij een payrollbedrijf is (lager dan het landelijke gemiddelde?), welke arbodienst en verzuimverzekering het payrollbedrijf heeft? Deze zaken zeggen namelijk hoe een payrollbedrijf haar verzuimbeleid voor uw payrollwerknemers straks heeft geregeld (b.v. Inhouse verzuimspecialisten). U betaalt immers indirect uw ziekte uren/dagen zelf (middels een reservering in uw payrollfactor) en/of draait op voor wat betreft een payrollfactorverhoging of nacalculatie!

Kortom, vraag voor uzelf als werkgever wat de voorwaarden bij ziekteverzuim zijn en controleer deze in uw payrollofferte, payrollcontract of algemene voorwaarden. Vraag hoe hoog het ziekteverzuim bij hen is en welke arbodienst en verzuimverzekering het payrollbedrijf heeft.

Tot slot is een veel voorkomend twistpunt, met betrekking tot zieke payrollwerknemers, tussen werkgevers/ondernemers met payrollbedrijven. Het feit dat payrollwerknemers, naast bij de ondernemer/werkgever, zich ook bij het payrollbedrijf dienen ziek te melden. Zij zijn immers als juridische werkgever voor wat betreft de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding en mogelijke boetes hiervoor verantwoordelijk.

Vergeet uw payrollwerknemer zich namelijk bij het payrollbedrijf ziek te melden, dan ontvangt deze werknemer geen ziektegeld over zijn/haar contracturen en krijgt u deze uren wel gewoon als zijnde gewerkte uren doorgefactureerd!! U zult begrijpen wat dan de discussie is. Let u daarom dus bij payroll ook altijd goed op of uw payrollwerknemer zich wel of niet bij het payrollbedrijf heeft ziek gemeld.

Doordat wij dagelijks payrolloffertes, payrollcontracten en algemene voorwaarden van diverse payrollbedrijven vergelijken. Kunnen wij er voor zorgen dat het punt ziekte voor u goed is afgedekt en geregeld. Hierdoor komen u en uw medewerkers bij ziekte achteraf niet voor verrassingen te staan. Vraag daarom dus nu snel een payroll adviesgesprek, payrollofferte of payrollberekening bij ons aan!

Payroll en ontslag

Payroll wordt steeds populairder in Nederland. Daarnaast komen er gelukkig ook steeds meer regels rondom payroll (Wet Werk en Zekerheid, Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) en Wet aanpak schijnconstructie (WAS)).

Belangrijk bij uw payroll keuze is daarom goed te kijken naar de regelingen, die een payrollbedrijf rond ontslag in haar payrollcontract hanteert. Vooral als u vaste medewerkers met onbepaalde tijdscontracten heeft, zijn de regels omtrent ontslag van belang.

Met payroll koopt u namelijk een deel van uw ontslagrisico af. Stel dat de vraag afneemt (economische redenen) of dat iemand zijn werk niet goed doet (disfunctioneren). Dan zou u relatief eenvoudig, met het inachtneming van een in het payrollcontract vastgestelde opzegtermijn, van iemand afscheid moeten kunnen nemen. Het payrollbedrijf is namelijk in juridische zin de werkgever van de desbetreffende payrollwerknemer en dient het ontslag verder voor u af te handelen.

U begrijpt dat een ontslagprocedure de nodige risico’s en kosten voor payrollbedrijven met zich meebrengt. Payrollbedrijven zijn daarom op dit gebied dan ook net verzekeringsmaatschappijen en zullen de kosten van ontslag voor een groot gedeelte in hun payrolltarieven doorcalculeren, maar echter waar mogelijk (bij onduidelijkheden) deze ook aan u proberen door te berekenen.

Let u er daarom op wat er van u met betrekking tot dossiervorming bij ontslag in het payrollcontract wordt verlangd, wat uw kosten bij een herplaatsingstraject zijn en wat uw eventuele kosten bij een ontslagvergoeding (o.a. transitievergoeding) zijn. Kortom, vraag wat de voorwaarden bij ontslag zijn en controleer deze in uw payrollofferte, payrollcontract en/of algemene voorwaarden!

Wet werk en zekerheid en ontslag

Met de komst van de Wet werk en zekerheid in 2015 wilde de overheid voor een eenvoudiger, sneller, eerlijker en minder kostbaar ontslagstelsel zorgen.

Waar eerst namelijk een rechter de ontslagvergoeding meestal op de kantonrechtersformule baseerde en het UWV geen vergoeding toekende. Is dit verschil met deze wet, door bij beide routes een zogeheten “transitievergoeding” in te voeren, weggenomen.

Daarnaast is met de Wet werk en zekerheid ook de ontslagregels voor een payrollwerknemer gelijk getrokken. Er was eerst bepaald dat, als u bij payroll een werknemer wilde ontslaan, dit ontslag eerst door het UWV of kantonrechter moest worden getoetst. De Wet werk en zekerheid bepaalt nu vanaf 2015 echter door wie dat moet gebeuren. Dit is namelijk afhankelijk van de reden voor ontslag. Bij ontslag van een payrollwerknemer zijn de omstandigheden op uw werkvloer namelijk bepalend.

Bij ontslag om bedrijfseconomische redenen en/of langdurige arbeidsongeschiktheid toetst het UWV of u en het payrollbedrijf aan de eisen om het payrollcontract te beëindigen, hebben voldaan. In alle andere gevallen zal een kantonrechter het ontslag toetsen. Meer info zie Rijksoverheid.

Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) en ontslag

Met de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) in 2020 wil de politiek straks enkele nadelige effecten (en de niet behaalde doelen) vanuit de Wet werk en zekerheid (WWZ) repareren. Het doel is om met deze wet het verschil (gat), welke is ontstaan tussen vast en flex, kleiner te maken en het voor werkgevers in Nederland aantrekkelijker te maken om mensen in vaste dienst te nemen.

Met de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) moet het namelijk straks mogelijk zijn om het vaste contract van medewerkers flexibeler te maken (extra mogelijkheden om een contract door de kantonrechter te laten ontbinden) en de flexibele contracten iets vaster. Naast de nieuwe regels omtrent ontslaggronden en transitievergoedingsregeling worden met de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) ook de WW-premie, ketenbepaling en de dienstverlening payroll opnieuw bekeken en aangepast.

De bedoeling is dus dat payrollwerknemers vanuit de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) straks vanaf (a.) de eerste dag in plaats van twee jaar, ongeacht een proeftijd, recht op een transitievergoeding (ontslagvergoeding) krijgen. Daarnaast worden, door middel van een aanvullende regeling in de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB), (b.) kleine werkgevers voor de transitievergoeding, als zij hun bedrijf wegens pensionering of ziekte moeten beëindigen, gecompenseerd en wordt bij lange dienstverbanden de (c.) transitievergoedingsopbouw verlaagd.

Met de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) moet het ontslag voor werkgevers ook gemakkelijker worden. Een werkgever (lees payrollbedrijf) in Nederland moet op dit moment nog volledig aan 1 van de 8 ontslaggronden voldoen. Straks is het met de Wet arbeidsmarkt in balans (WAB) ook mogelijk een werknemer, als er sprake van een optelsom van omstandigheden (zogenaamde cumulatiegrond) is, te ontslaan.

Door deze nieuwe negende grond heeft een kantonrechter in Nederland straks de mogelijkheid om verschillende omstandigheden (zogenaamde cumulatiegrond) te combineren. Wanneer de cumulatiegrond daadwerkelijk voor het ontslag wordt gebruikt, is het belangrijk te weten dat een werknemer hierbij een halve transitievergoeding extra (bovenop de transitievergoeding) kan krijgen.

Heeft u genoeg over de Wet werk en zekerheid, nieuwe Wet arbeidsmarkt in balans (WAB), transitievergoedingen en uw verantwoordelijkheden bij ontslag bij payroll en payrollcontracten gelezen, dan kunt u altijd een gratis payroll adviesgesprek, payrollofferte, payrollberekening bij ons aanvragen!

Doordat wij namelijk dagelijks payrolloffertes, payrollcontracten en algemene voorwaarden van diverse payrollbedrijven vergelijken. Kunnen wij er voor zorgen dat het punt ontslag voor u goed is afgedekt. Hierdoor komt u achteraf bij een ontslag van een payrollmedewerker niet voor verrassingen te staan.

Vraag een gratis payrollofferte voor uw bedrijf aan en ontvang deze binnen 24 uur!

Klik hier

Payroll en pensioen

Een belangrijke vraag die u zichzelf en voor uw personeel bij payroll moet stellen, is: “Hoe is de pensioenopbouw bij het desbetreffende payrollbedrijf in haar payrollcontract geregeld?” Pensioen is namelijk een regeling die van groot belang voor uw payrolltarief en de arbeidsvoorwaarden van uw medewerkers is, als u besluit te gaan payrollen.

De Stichting Pensioenfonds voor Personeelsdiensten (StiPP) verzorgt de pensioenregeling voor de branche voor personeelsdiensten (incl. payroll). Bijna alle payrollbedrijven in Nederland zijn hierdoor vanuit hun CAO verplicht bij de StiPP aangesloten.

Naast dat uw werknemers dus bij payroll juridisch bij het payrollbedrijf in dienst komen, gaan zij dus ook meestal vanaf hun 21ste jaar (+ evt. een wachttijd van 26 gewerkte weken) ook bij Stichting Pensioenfonds Personeelsdiensten (StiPP) en in 99% van de gevallen niet bij uw eigen bedrijfstakpensioenfonds (BPF)) pensioen opbouwen.

Toch hebben sommige payrollbedrijven echter in de loop der jaren wel een aansluiting voor hun payrollwerknemers bij een BPF (b.v. horeca, bouw, ABP) juridisch geregeld. Wilt u weten welke payrollbedrijven dit zijn, vraag dan een adviesgesprek bij ons aan.

Bij de STIPP zijn er dus twee verschillende pensioenregelingen:

1. Basisregeling: Bij deze regeling bouwt uw payrollwerknemer, na een eventuele wachttijd van 26 gewerkte weken, (maar) 2,6% pensioen van het brutoloon op, dat volledig door de payroller wordt betaald. Dat dit voor uw payrollwerknemer zijn/haar pensioenopbouw en de kostenkant voor u gevolgen heeft, hoeven wij u niet verder uit te leggen. Vandaar dat wij altijd van een payrollbedrijf eisen dat alle (incl. nieuwe) werknemers vanaf dag 1 pensioen in de betere Plusregeling bij payroll opbouwen.

2. Plusregeling: Hebben uw werknemers al contracten voor (on-) bepaalde tijd? Dan gaan uw werknemers bij payroll in de Plusregeling pensioen opbouwen. Bij deze regeling geldt in principe geen wachtperiode. In deze regeling bouwt uw werknemer dus een volwaardig pensioen van 12% op (vergelijkbaar met de werknemer- en werkgeverspremies in een eigen BPF) en betalen uw werknemers 1/3 en de payroller 2/3 deel (meer info op StiPP).

De pensioenopbouw voor uw medewerkers bij de StiPP gebeurt middels een beschikbare premieregeling (= een pensioenovereenkomst waarbij een premie wordt vastgesteld, waarmee een kapitaal wordt opgebouwd. Dit kapitaal wordt uiterlijk op de pensioendatum omgezet in een pensioenuitkering).

De premie die wordt betaald om het pensioen op te bouwen (2/3 werkgever en 1/3 werknemer), wordt vastgesteld als percentage van de pensioengrondslag met een leeftijdsonafhankelijke premiestelling en is voor alle deelnemers hetzelfde.

Vaak ziet u dus bij een payrollofferte en/of payrollcontract van een ABU- en/of NBBU payrollbedrijf 3 soorten payrolltarieven. Het eerste tarief voor de eerste 26 weken, een tweede tarief tussen 26 en 52 weken en een derde na 52 weken (soms een vierde, maar dit heeft weer te maken met het ontslagrisico). Staat dit nergens vermeld, vraag hier dan naar!

De meeste BPFen (= pensioenfondsen waarbij uw medewerkers nu zijn aangesloten) zijn middelloonregeling (= pensioenregeling waarin een vast percentage van de pensioengrondslag aan pensioen wordt opgebouwd. Het pensioen is gebaseerd op het gemiddelde van de lonen van een werknemer tijdens zijn/haar loopbaan tot aan pensioen).

Een goed en erkend payrollbedrijf zal een pensioenadviseur inschakelen om de eventuele gevolgen voor iedere individuele medewerker te bekijken en daarnaast te beoordelen of een waardeoverdracht (= het overdragen van de waarde van pensioenaanspraken om pensioenverlies te voorkomen wanneer een werknemer van werkgever wisselt) voor hem/haar zinvol is. Laat uw medewerkers hiervoor ook het pensioenregister raadplegen. Dit i.v.m. met mogelijke overige pensioenpotjes bij Bedrijfstak Pensioenfondsen.

Vaak zien wij helaas echter nog steeds bij payrollbedrijven, dat er door hen, samen met een pensioenadviseur, niet (bewust) naar de negatieve gevolgen van het overstappen naar een andere pensioenregeling (StiPP/beschikbare premiestelsel versus middelloonregeling of eindloonregeling) wordt gekeken. De gevolgen zijn dan in de (nabije) toekomst voor uw payrollwerknemers niet te overzien, b.v. lager/minder (nabestaanden) pensioen bij pensionering en/of verlies evt. vervroegd pensioenregeling of VUT-rechten vanuit de huidige pensioenregeling!

Een goed erkend payrollbedrijf zal in dezen u en uw desbetreffende werknemer adviseren geen gebruik te maken van de alom bekende payrolldienst, waarbij het payrollbedrijf de juridische werkgever wordt en uw payrollwerknemer automatisch een aansluiting bij het StiPP krijgt. Maar voor hem/haar een zogeheten “Dienstverleningsvariant” toe te passen.

Bij deze payrolldienst blijft uw werknemer in dienst bij u en hierdoor aangesloten bij zijn/haar bedrijfstakpensioenfonds (BPF), maar wordt het payrollbedrijf gemachtigd om alle afdrachten omtrent belastingen, sociale en pensioenpremies op de aansluitnummers van u te doen. Daarnaast betaalt u bij deze payroll variant ook gewoon alleen de daadwerkelijk gewerkte uren van uw werknemer en regelt het payrollbedrijf ook de ziekte- en eventuele re-integratiebegeleiding van deze werknemer.

Voor het punt ontslag wordt bij deze variant in een payrollcontract vaak afgesproken, dat het payrollbedrijf u kosteloos bij een ontslagprocedure zal ondersteunen. Echter het payrollbedrijf kan het ontslag niet zelf aanvragen en regelen. Dit komt doordat de werknemer nog steeds bij u juridische in dienst is (het enige verschil met een payrollconstructie). Vraag bij uw payrollaanbieder of zij deze variant (benaming kan anders zijn) kunnen aanbieden en regelen!

Deze variant wordt ook vaak toegepast als een werknemer pertinent weigert over te stappen op payroll en hiermee de overgang van u en uw andere werknemers naar payroll blokkeert. Voor hem/haar wordt dan deze variant (tijdelijk) toegepast en blijft hij/zij nog (even) in dienst bij u.

Tenslotte zou de politiek het liefst zien (Wet arbeidsmarkt in balans (WAB)) dat een payrollwerknemer vanaf dag 1 een adequate pensioen bij het pensioenfonds, dat voor alle werknemers binnen het bedrijf of branche geldt (BPF), opbouwt of bij een pensioenfonds (b.v. verplichte deelname Plusregeling StiPP en/of aanpassing hiervan) dat gelijkwaardige inlegpercentages hanteert (= basispensioenregeling).

Deze politieke discussie geldt dus alleen voor payrollwerknemers in de payrollbranche en niet als u zelf uitzendkrachten in de uitzendbranche heeft.

De basispensioenregeling moet dan volgens de overheid in de toekomst ten minste voorzien in:
a. Een ouderdomspensioen en nabestaandenpensioen als bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet;
b. Het ontbreken van een wachttijd of drempelperiode als bedoeld in artikel 14, tweede lid, van de Pensioenwet;
c. Een totale werkgeverspremie, zoals bedoeld in artikel 1 van de Pensioenwet, van tenminste 13,6% van de som van de pensioengrondslag van de arbeidskrachten, die door de onderneming in het kader van payroll ter beschikking worden gesteld.

De aansluiting voor iedere individuele payrollwerknemer bij zijn/haar bedrijfstakpensioenfonds (BPF) zal praktisch voor payrollbedrijven, die in meer dan 20 branches actief zijn, bijna niet mogelijk zijn. Maar een verplichte deelname in de Plusregeling van de StiPP voor iedere payrollmedewerker zal er voor kunnen zorgen, dat payrollbedrijven op het punt pensioen onderling niet meer kunnen concurreren!

Kortom, vraag welke regeling voor uw medewerkers van toepassing is en controleer de eventuele payrolltariefsverhogingen na 26 of/en 52 weken voor uw payrollmedewerkers in uw payrollcontract.

Doordat wij dagelijks payrolloffertes, payrollcontracten en algemene voorwaarden van diverse payrollbedrijven vergelijken. Kunnen wij er voor zorgen dat het punt pensioen goed in uw payrollcontract wordt geregeld. Hierdoor komen u en uw medewerkers (bij hun pensioen) achteraf niet voor verrassingen te staan. Vraag daarom dus nu snel een payroll adviesgesprek, payrollofferte of payrollberekening bij ons aan!

Payrolltariefchecklist

Om te weten wat u bij payroll voor u en uw medewerkers koopt. Volgt hieronder onze speciale payrolltarief checklist. Dit zodat u nog makkelijker payrollfactoren, payrolltarieven of prijzen in uw payrollcontract kunt vergelijken.

• Tarief inclusief of exclusief vakantiegeld en /of vakantiedagen?;
• Tarief inclusief ziekte (zonder eventuele nacalculatie)?;
• Tarief bij verschillende ziektepercentages?;
• Tarief inclusief juridische kosten?;
• Zitten ATV/ADV dagen in het payrolltarief of worden ze doorberekend?;
• Tarief inclusief feestdagen?;
• Tarief inclusief kort verzuim/bijzonder verlof/zorgverlof?;
• Tarief inclusief geboorteverlof?;
• Tarief inclusief seniorendagen?;
• Mogelijke aanvangskosten?;
• Tarief voor AOW-gerechtigden of scholieren/studenten?;
• Tarieven en regelingen voor herintreders en arbeidsgehandicapten?;
• Regeling eventuele subsidieteruggaven (BBL/50+)?;
• Collectieve ongevallenverzekering?;
• Welke pensioenregeling voor uw werknemers?;
• Scholingsfonds voor uw werknemers?;
• Tarief toeslag- of overwerkuren?;
• Tarief bij koppeling met urenverwerkingssysteem?;
• Tarief bij verschillende betalingstermijnen?;
• Tarief reiskosten en onbelaste vergoedingen?;
• Tarief dienstverleningsvariant?

U ziet dat er nogal wat punten zijn waarop u bij payroll voor uzelf en voor uw medewerkers op moet letten. Doordat wij dagelijks payrolloffertes, payrollcontracten en algemene voorwaarden van diverse payrollbedrijven vergelijken, kunnen wij er voor zorgen dat bovenstaande punten prima in uw payrolltarief en in uw uiteindelijke payrollcontract zijn geregeld en u dus geen kat in een zak koopt. Vraag daarom dus nu snel een payroll adviesgesprek, payrollofferte of payrollberekening bij ons aan!

Is een payrollcontract bij een payrollbedrijf langlopend?

Nee, de meeste payrollbedrijven werken met een opzegtermijn van maximaal drie maanden (bij ons ook), zodat zij de zaken om en rond uw personeel netjes voor u en uw medewerkers kunnen afronden. Check dit punt dus wel in uw payrollcontract! Mocht u echter geen medewerkers meer op de payroll bij uw payrollbedrijf hebben, dan kunt u sowieso op elk gewenst moment uw payrollcontract bij uw payrollaanbieder zonder kosten opzeggen.

Payroll tips en tricks lijst

Om tot de juiste payrollbedrijf keuze te komen, hebben wij hieronder nog even enkele payroll tips & tricks voor u op een rijtje gezet.

1. Check de financiële betrouwbaarheid van het payrollbedrijf (bij twijfel vraag via de Kamer van Koophandel de laatste jaarcijfers op!) en doe alleen zaken met payrollbedrijven waarvan u zeker weet dat ze financieel betrouwbaar en solide zijn. Hiervoor geldt minimaal het keurmerk NEN-4400, een recente WKA-verklaring van de Belastingdienst en de beschikking over een G-rekening. Payrollbedrijven die bij de brancheorganisaties ABU en NBBU zijn aangesloten of over een eigen payrollbedrijfs-CAO beschikken, moeten hier sowieso aan voldoen.

2. Check de mogelijke verschillen voor uw medewerkers, vanuit uw eigen huidige CAO ten opzichte van die bij het payrollbedrijf, voor wat betreft o.a. wachtdagen, loondoorbetalingspercentages bij ziekte, kortverzuim, bijzonder verlof en kortdurend zorgverlofregeling, gehanteerde salarissen en toeslagen en pensioenregeling. De genoemde verschillen mogen er met de komst van de Wet Arbeidsmarkt in Balans eigenlijk niet zijn, omdat payrollbedrijven vanaf 2020 de gehele inlenersbeloningsregeling (exclusief pensioenregeling) vanuit uw CAO dienen over te nemen. Er zullen echter na 2020 altijd nog payrollbedrijven zijn, die de regels overtreden en daardoor goedkoper proberen te zijn. Vraag daarom een payrollofferte van een professioneel gecertificeerd payrollbedrijf bij ons aan. Tenslotte, controleer ook altijd welk secundaire arbeidsvoorwaarden het payrollbedrijf voor uw medewerkers heeft geregeld (b.v. collectiviteitsregelingen voor verzekeringen, kortingen op telefoons, vakanties, sportscholen of concerten);

3. Vraag referenties en schroom niet om die na te bellen;

4. Betrek uw financieel adviseur of accountant bij de besluitvorming rond payroll;

5. Vraag meerdere payrolloffertes aan en vergelijk goed wat u wordt aangeboden (gebruik hiervoor onze payrolltarief checklist). Bij een payrollofferte via ons is deze check al voor u gedaan!!;

6. Let vooral in het aanbod op de regelingen voor wat betreft ziekte en ontslag. Voor het punt ziekte geldt de mogelijke nacalculaties van de kosten of een verhoging van uw payrollfactor bij veel voorkomend ziekteverzuim in een bepaalde periode binnen uw bedrijf. Bij ontslag moet u goed opletten wat er met betrekking tot dossiervorming bij ontslag van u wordt verlangd, wat uw kosten bij een herplaatsingstraject zijn en wat uw eventuele kosten bij een ontslagvergoeding (o.a. transitievergoeding) zijn;

7. Let erop dat u uw scholingskosten bij het scholingsfonds van het payrollbedrijf terugvraagt;

8. Communiceer tijdig met uw personeel, zodat uw besluit te gaan payrollen niet voor verrassing en onrust op uw werkvloer zorgt.

Wat is payroll?

Bij de dienstverlening payroll wordt het payrollbedrijf op papier de juridische werkgever van 1 of meer van uw medewerkers. Dit is naast de kosten direct ook het grote verschil tussen payroll en een loonadministratiekantoor of accountant. In de laatste situatie blijft u namelijk nog steeds juridisch, met alle bijbehorende werkgeversrisico’s van dien, de werkgever.

Bij payroll werft en selecteert u dus nog steeds zelf uw eigen medewerkers, bepaalt u de werktijden, salarissen en arbeidsvoorwaarden (minimaal conform CAO) van uw medewerkers. Verder verzorgt u ook de planning en behoudt u het contact met uw medewerkers en houdt u vanuit de arbowetgeving ook nog steeds het toezicht op uw werkvloer (hier verandert er dus niets met payroll!).

Het payrollbedrijf moet echter bij payroll als juridische werkgever van uw medewerkers o.a. voor betaling van de netto-salarissen zorgen en de afdrachten van loonbelasting en sociale lasten en pensioenpremies verzorgen. U huurt/least als het ware met payroll uw eigen personeel terug, maar bent met payroll van alle administratieve rompslomp en werkgeversrisico’s, v.w.b. ziekte en ontslag, verlost. Omdat u met payroll meer tijd en geld voor andere belangrijkere zaken binnen uw bedrijf overhoudt, is dit voor veel ondernemers en/of werkgevers in Nederland (meer dan 200.000 payrollwerknemers in Nederland) de belangrijkste reden om zijn/haar personeel naar payroll over te zetten. Laat ons u ook verder helpen en vraag een payroll adviesgesprek of payrollofferte over payroll bij ons aan!

Waarom payroll?

Onvoorstelbaar welke vragen er b.v. over verzuimverzekeringen, employeebenefits, pensioenen, arbodienst, UWV, Belastingdienst etc. allemaal op een ondernemer en/of werkgever in Nederland afkomen.

Als ondernemer en/of werkgever heeft u vaak geen zin en tijd om u zich daarin te verdiepen. Laat staan dat u alle juridische werkgeversrisico’s op personeelsgebied voor uw bedrijf kan overzien. Een oplossing voor u en uw bedrijf is dan de dienstverlening payroll van een payrollbedrijf!

Het payrollbedrijf wordt administratief én juridisch de werkgever van uw personeel. Zij draagt daardoor zorg voor payrollcontracten, salarissen, ziektebegeleiding volgens de Wet Verbetering Poortwachter en weet precies wanneer iemand bij u op een vast payrollcontract aanspraak kan maken. Zo komt u met payroll juridisch nooit meer voor verrassingen te staan.

Het enige dat uw medewerkers bij gebruik van de dienstverlening payroll merken, is dat zij hun salaris via het payrollbedrijf ontvangen. Functioneringsgesprekken, het kerstpakket, Sinterklaas, jubilea en loopbaanvooruitzichten blijven namelijk allemaal gewoon uw verantwoordelijkheid bij payroll.

Voor wie is payroll interessant?

In feite is het werken, i.v.m. kortlopende projecten of lange termijntrajecten, met payroll voor iedere organisatie, die met personeel werkt, interessant. Dit doordat u met payroll beperkte werkgeversrisico’s heeft en met payroll financiële voordelen, door efficiënter in te kopen, kunt behalen.

Denkt u zich eens in dat u zich met payroll niet meer hoeft te bekommeren over wet- en regelgeving omtrent arbeidsovereenkomsten en aanverwante zaken, geen aangiften van het UWV en Belastingdienst meer krijgt, geen kosten van een arbodienst en overige personeelsverzekeringen heeft en geen ziekmeldingen en verzuimbegeleiding meer hoeft te doen. Wat een rust en geld zou u dat opleveren!

Voordelen van payroll

Naast de bovengenoemde redenen (tijdswinst en gemak) zijn ook de volgende voordelen van payroll voor ondernemers en/of werkgevers in Nederland doorslaggevend om te gaan payrollen.

Lagere personeelskosten met payroll

Dankzij schaalvergroting en lage overheadkosten kunnen wij met payroll uw personeels- en salarisadministratie in Nederland voor scherpe payrolltarieven doen. In veel gevallen bent u met payroll zelfs goedkoper uit, dan wanneer u uw medewerkers in Nederland zelf in dienst zou hebben. U bespaart met payroll namelijk aanzienlijk op de kosten van uw eigen loon- en contractadministratie, accountantskosten, arbokosten en niet te vergeten ziektekosten. Bovendien bent u met payroll in Nederland veel goedkoper uit dan wanneer u met een uitzendbureau en/of detacheringsbureau samenwerkt. Dit betekent dat u in plaats van uitzenden en/of detacheren van payroll gebruikmaakt, soms wel enkele euro's per uur kunt besparen!

Personeelskosten vooraf inzichtelijk met payroll

U weet met payroll vooraf wat uw personele kosten zullen zijn, zodat u daar in uw loonkostenberekeningen, budgettering, calculaties en/of offertes rekening mee kunt houden. U betaalt namelijk bij payroll een vast payrolltarief over de daadwerkelijk gewerkte uren van uw medewerkers en ontvangt hiervan periodiek één factuur. Zo heeft u op ieder moment en plaats 24/7 een zeer nauwkeurige inzage in uw totale salaris- en personeelskosten van uw bedrijf met payroll.

Minder administratie met payroll

Facturen en/of aangiften van instanties zoals het UWV, Belastingdienst, diverse pensioenen aanverwante verzekeringen, arbodienst, verzuimverzekering en accountants (met betrekking tot salaris- en personeelsadministratie) ontvangt u niet meer bij payroll. Dit betekent dat u dus bij payroll in Nederland uw arbodienst en ziekengeldverzekering kunt opzeggen en u daarnaast niets meer met de stijgende werkgeverslasten in uw branche te maken heeft. U heeft immers bij payroll geen personeel meer in dienst!

U blijft de baas binnen uw bedrijf met payroll

In de praktijk blijft u bij payroll voor uw personeel gewoon 'de baas' binnen uw bedrijf. Dit betekent dat het payrollbedrijf slechts als uw externe afdeling P&O en salarisadministratie bij payroll fungeert. U blijft met payroll namelijk nog steeds voor de dagelijkse gang van zaken binnen uw bedrijf, echter zonder alle werkgeversrisico’s, regeltjes en formulieren, verantwoordelijk. Voor uw werknemers betekent dit dat er feitelijk ook niet veel met payroll verandert , behalve dat zij een payrollcontract bij het payrollbedrijf krijgen en te allen tijde 24/7 met hun vragen op een professionele dienstverlener, op het gebied van personeel en organisatie, kunnen terugvallen.

Geen werkgeversrisico's met payroll

Uw huidige en/of nieuw geworven medewerkers werken dus exclusief voor u, maar krijgen een payrollcontract van het payrollbedrijf en staan bij hen op de loonlijst (= payroll vertaalt uit het Engels). Dit betekent dat het payrollbedrijf hierdoor volledig verantwoordelijk voor al uw arbeidsrechtelijke werkgeversrisico's aangaande uw medewerkers is. U heeft bij payroll namelijk geen personeel meer op papier in dienst. U moet hierbij dus o.a. denken aan ziekteverzuimbegeleiding, re-integratiebegeleiding, uitvoeren Wet poortwachter en allerhande arbeidsrechtelijke juridische conflicten.

Geen kosten bij ziekte met payroll

Omdat u geen juridisch werkgever van uw (nieuwe) medewerkers bij payroll meer bent, betekent dit dat u ook de kosten van het ziekteverzuim, re-integratie en alle bijbehorende administratieve verplichtingen bij payroll niet meer heeft.

Gratis deskundig advies bij payroll

Met welk personeelsvraagstuk u of uw medewerkers ook te maken hebben, door de aanwezige kennis bij ons hoeft u maar 1 telefoontje te plegen om gratis (bij uw accountant betaalt u nu per minuut!) antwoord te krijgen op uw vraag. Daarnaast wordt o.a. het pensioen en een collectieve zorgverzekering voor uw personeel bij payroll ook geregeld. U ziet aan uw medewerkers wordt door ons ook gedacht. Na dit gelezen te hebben, wilt u misschien nog meer over wat payroll voor u, uw medewerkers en bedrijf in Nederland kan betekenen weten? Vraag daarom nu snel een payroll adviesgesprek of payrollofferte over payroll bij ons aan!

Over ons

Wij van payroll contract kunnen elke MKB ondernemer en/of werkgever in Nederland een passende payrollconstructie tegen een scherp payrolltarief aanbieden. Vraag daarom nu direct bij ons een payrollofferte aan en ontvang deze offerte binnen 24 uur, boordevol informatie over payroll voor u, uw bedrijf en personeel.

Payrollbedrijven in Nederland

De volgende payrollbedrijven kunnen u net als ons ook uitleggen waar u bij een payrollcontract op moet letten. Zij bieden immers hun payrolldiensten in verschillende branches en plaatsen door heel Nederland aan en hebben hierdoor gezamenlijk enkele 10.000en medewerkers op de payroll staan.

Persoonality Payrolling, Driessen Payroll, Pflex, Kolibrie Payroll, Tempo-Team Payroll, Connexie Payroll, Repay Payroll, Payroll Select, Payroll Talent, Please Payroll, Pay for People Payroll, Nedflex Payrolling, WePayPeople, Payroll Company, Payned Payrolling, PRO Payroll, Payper, Fortium Payroll en Next Payroll.